Бизнес-планирование
Консалтинг on-line

    Пятница, 14 декабря 2018 года, 19:16:01     

       

Проблемы документационного обеспечения управления

Управленческие решения принимаются на основе сбора, обработки и анализа информации. Достоверность, актуальность и полнота информации является важнейшим условием эффективности управления, залогом качества управленческих решений. Документ является одним из основных способов представления информации. Можно сказать, что документ является средством принятия управленческих решений, а для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.

Документы являются носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Это находит отражение в определении документа, приведенном в законе от 20.02.1995 г., № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации": "документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Объектом управления в делопроизводстве являются официальные документы. В литературе предлагается большое количество классификаций документов. Так, в системе документационного обеспечения управления существуют следующие классы документов:

-    управленческие;

-    научные;

-    технические;

-    технологические;

-    производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Они обеспечивают управляемость объектов внутри организации и являются основным предметом делопроизводства.

В состав управленческой документации входят следующие виды документов:

-организационно-распорядительные;

-    информационно-справочные;

-    по личному составу;

-    плановые;

-    отчетные.

Как известно, документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Термин документационное обеспечение управления (ДОУ) возник в связи с внедрением компьютерных технологий в сферу работы с документами.

Поскольку в системе делопроизводства объектом управления является документ, всевозможные этапы его обработки одновременно описывают задачи делопроизводства. При этом, если рассматривать документ вообще, вне какой-либо классификации то соответствующие задачи формируют его жизненный цикл: составление проекта документа, согласование проекта документа, регистрация документа, рассмотрение руководителем, контроль исполнения документа, формирование номенклатур дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение.

Любая задача делопроизводства, в конечном итоге, выполняется для обеспечения:

-    качественного представления информации в документе;

-    своевременного исполнения документа.

На основании этого разделения в системе делопроизводства выделяют две подсистемы - документирования и организации работы с документами.

Восприятие информации, содержащейся в документе, зависит от качества ее изложения, которое достигается исполнением правил подсистемы документирования, включающей требования к стилю изложения, подготовке проекта документа, его оформлению, согласованию.

Одной из задач подсистемы документирования является оптимизация состава и формы документов, например, для стандартизации технологии решения и формы представления информации в повторяющихся управленческих задачах. Унификация состава и форм документов снижает затраты на их обработку.

Подсистема организации работы с документами должна обеспечивать своевременность исполнения документов, когда документ, требующий исполнения незамедлительно передается сотруднику, а сотрудник заинтересован в его исполнении в срок.

Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов, особенно электронных.

Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:

-    создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;

-    внедрение компьютерной техники, облегчающей возможность тиражирования;

-    свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.

Согласно правилам делопроизводства движение большинства управленческих документов начинается только после их регистрации, позволяющей осуществлять поиск, учет и контроль исполнения документов. Следующее назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

При регистрации на документ заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК), в реквизиты которой вносятся данные: автор, вид, дата, индекс документа, заголовок или краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения и др. Регистрация производится децентрализовано, но на основе единой системы и всеобщей доступности регистрационных данных с соблюдением положений конфиденциальности информации.

В РКК заносится информация о любых действиях, производимых над документом, например, последовательность передачи документа между исполнителями. Это позволяет снизить вероятность его утери. Регистрационно-контрольная карточка или ее дубликат (контрольная форма) служит техническим средством контроля исполнения, который в отечественной системе делопроизводства является стимулом для своевременного исполнения документа. Его осуществляют служба ДОУ или любой назначенный руководством сотрудник. Зачастую, они не принимают участия в исполнении контролируемого ими документа и не разбираются в той области деятельности, которую затрагивает документ. То есть контролирующие органы осуществляют формальный контроль сроков исполнения. Контрольные формы группируются в специальные картотеки. При этом, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы в таких картотеках классифицируются по срокам исполнения.

Независимо от места контрольной службы в структуре организации, информация о результатах контроля исполнения конкретных документов направляется руководителям, установившим необходимость контроля. Таким образом, работа контролера сводится к периодическому просмотру контрольных форм, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о нарушении сроков.

Можно сделать вывод о том, что, принципиально, систему делопроизводства составляют три субъекта:

1. Руководитель. Функция руководителя состоит в принятии управленческих решений и организации работы сотрудников для достижения главных целей предприятия. Руководитель использует документы как источник информации для принятия управленческих решений и средство для организации функционирования предприятия. Типичная роль руководителя по отношению к работе с документами - инициатор документооборота.

2.    Сотрудник (исполнитель). Главным для него является решение конкретных задач, входящих в круг основных обязанностей. В части работы с документами занимается подготовкой, оформлением, согласованием документов, порождаемых выполнением этих задач или сопутствующих ему. То есть основные работы с документами, проводимые исполнителем, связаны с документированием. Кроме этого, исполнитель является участником документооборота.

3.    Служба ДОУ. Главной для службы является работа с документами, что определяет ее функции и задачи. Она обеспечивает функционирование системы делопроизводства, в частности подсистемы документооборота, то есть организует движение и хранение информации - создает информационную систему предприятия. Интересно, что, зачастую, именно данное подразделение, уполномоченное вести контроль исполнения документов, обеспечивает для исполнителя - связь с его руководителем, для руководителя - однуиз его функций по управлению. То есть в отечественной системе делопроизводства исполнитель при решении своей профессиональной задачи должен взаимодействовать и с службой ДОУ. Это составляет особенность российского делопроизводства и определяет различия в организации работы с документами в России и на Западе.

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководителю, который формирует соответствующее Зшравленческое решение, отражаемое в резолюции. Это решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей все более легализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).

Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационно-поисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите.

Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из "кирпичиков" автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс.

В России делопроизводство - это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла: регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др.

Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся: значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т.д. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа.

Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом (первый поток) информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК (второй поток). Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент.

В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них - противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа - это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ "путешествует" по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации.

Недостатки делопроизводства могут быть связаны с пренебрежением требованиями и рекомендациями государственных органов, занимающихся исследованиями в области организации работы с документами. С другой стороны, "сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по "вертикали" и "горизонтали" государственного управления.

Некоторые ограничения эффективности традиционного делопроизводства заложены в самой природе носителя информации - бумажном документе. Отмечаются следующие проблемы, связанные с использованием бумажных документов:

1.    Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Выше были приведены причины этого роста.

2.    Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым.

3.    Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов.

4.    Большой срок между подготовкой документа и его публикацией.

5.    Трудность тиражирования документов (особенно это касается сложных в полиграфическом исполнении документов).

6.    Отсутствие возможности звуковых и видеовставок.

Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом. Пахомов Е.В.



Если вы заинтересованы воспользоваться нашими услугами, обращайтесь – мы вам обязательно поможем! Наши контакты