Бизнес-планирование
Консалтинг on-line

    Вторник, 18 июня 2024 года, 16:40:47     

       

Особенности системы внутреннего контроля в строительных организациях

В хозяйственной жизни организации внутренний контроль — это еже­дневная, постоянная работа, которая позволяет: 1) сохранять и эффективно ис­пользовать производственные ресурсы организации; 2) своевременно реагиро­вать на изменение внутренней и внешней среды; 3) обеспечивать эффективную деятельность организации и ее финансовую устойчивость.

С научной точки зрения внутренний контроль можно рассматривать как систему. Практика показывает, что в каждой функционирующей организации независимо от ее размеров и сферы деятельности система внутреннего контро­ля существует как явление вызванное к жизни условиями делового хозяйствен­ного оборота и необходимостью управлять им. Она может быть простой и сложной, недостаточно эффективной или оптимальной, хаотичной или упоря­доченной, но до прихода аудиторов в организацию клиента система внутренне­го контроля уже сформирована и реально существует. Задача внешнего аудито­ра: оценить существующую систему внутреннего контроля и использовать ре­зультаты этой оценки в выработке мнения о достоверности бухгалтерской от­четности.

Эту задачу аудитор реализует на этапах планирования и сбора аудитор­ских доказательств. Законодательство России не содержит каких-либо специ­альных требований по отношению к внутреннему контролю организации. По­этому аудитор при оценке системы внутреннего контроля исходит из следую­щего:

- цель внутреннего контроля едина как для руководства и собственников орга­низации,   так и для аудитора - обеспечение объективности и достоверности учета и бухгалтерской отчетности;

-  требования Правила (стандарта) аудиторской деятельности «Изучение и оцен­ка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» являют­ся обязательными для всех аудиторских организаций при осуществлении ауди­та,   предусматривающего подготовку официального аудиторского заключения и носят рекомендательный характер при проведении аудита,  не предусматри­вающего подготовку по его результатам официального аудиторского заключе­ния, а также при оказании сопутствующих аудиту услуг;

-  результаты оценки системы внутреннего контроля могут существенно повли­ять на объем аудиторских процедур, снизить затраты на проведение внешнего аудита и уровень аудиторского риска, а также выделить сегменты системы, за­служивающие особенного внимания аудитора (отраслевое направление оцен­ки).

После изучения и оценки системы внутреннего контроля аудитор может профессионально рекомендовать руководству экономического субъекта пути совершенствования и оптимизации системы внутреннего контроля производст­венного процесса.

Стандарт «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» и концепции системы внутреннего контроля зарубеж­ных ученых ориентированы на профессиональных аудиторов. Система внут­реннего контроля рассматривается в них сквозь призму общих требований, предъявляемых внешними аудиторами.

Система внутреннего контроля строительных организаций должна учи­тывать основные особенности строительного производства, которые сводятся к следующему:

- во-первых, в отличие от промышленного производства в строительстве продукция неподвижна и используется только там, где она создана, в простран­стве перемещаются кадры строителей и орудия труда. Эта особенность строи­тельства обуславливает своеобразие организационных форм управления, требует правильного размещения строительных организаций, чтобы свести к мини­муму потери времени и затраты на переход строителей и техники с одной строительной площадки на другую;

-   во-вторых, процесс изготовления продукции строительства занимает продолжительный период времени и, следовательно, на долгое время вовлекает рабочую силу и средства производства в строительный процесс;

-   в-третьих, строительное производство связано со многими отраслями народного хозяйства. От одних отраслей оно получает сырье, материалы и оборудование для изготовления строительной продукции. С другими отраслями оно связано тем, что осуществляет работы на заказ по заданиям организаций-заказчиков, на которые возлагаются планирование капитальных вложений и ор­ганизация поставки оборудования для строящихся объектов. С развитием тех­ники строительная продукция усложняется, развиваются и усложняются связи строительства с другими отраслями народного хозяйства.

Учитывая эти особенности при формировании эффективной системы внутреннего контроля строительной организации администрация должна обес­печить:

-   надежную информацию, необходимую для мобильного и успешного ру­ководства деятельностью предприятия;

-   сохранность активов и документов — предотвращение фактов хищения материальных ресурсов, порчи и нецелевого использования имущества, унич­тожения или разглашения информации (в том числе содержащейся в учетных регистрах, компьютерных базах данных);

-   эффективность хозяйственной деятельности — исключение посредством контрольных процедур дублирования, непроизводительных затрат, нерацио­нального использования всех видов ресурсов; оптимизация налоговых плате­ жей; соблюдение принципов сметного нормирования; обеспечение соблюдения технологии   выполнения и качества строительно-монтажных работ; формиро­вание реальной договорной цены на строительную продукцию;   укрепление расчетной дисциплины;

-  соответствие предписанным учетным принципам - обязательное испол­нение сотрудниками установленных на предприятии инструкций и правил, а
также требований нормативных актов;

-  обеспечение надежной системы бухгалтерского учета.

Надежной системой внутреннего контроля считается система, достигаю­щая целей контроля, которая не допускает ошибок в записях на счетах бухгал­терского учета и незаконного совершения фактов хозяйственной жизни органи­зации. Цели контроля сводятся к следующему:

-  факты хозяйственной жизни, отраженные в первичных документах дей­ствительно совершались;

-  на совершение фактов хозяйственной жизни получены разрешения, что
препятствует хищению имущества;

-  в учете факты хозяйственной жизни отражены полностью, оценены и
правильно отражены на счетах бухгалтерского учета в соответствии с методологией учета, предусмотренной инструкцией по применению Плана счетов бух­галтерского учета;

-  в учете факты хозяйственной жизни отражаются своевременно в регист­ах бухгалтерского учета, итоги по ним правильно подсчитаны.

Система внутреннего контроля любого предприятия включает в себя три основных элемента: надлежащую систему бухгалтерского учета; контрольную среду; отдельные средства контроля.

Каждый элемент подразумевает наличие правил, методик, положений, документации, разработанных для достижения целей внутреннего контроля. И в то же время три составляющих системы внутреннего контроля взаимосвяза­ны и обеспечивают предотвращение, выявление и исправление существенных ошибок информации и ее искажения.

Целям внутреннего контроля должна соответствовать эффективная сис­тема учета. Под системой бухгалтерского учета следует понимать совокупность

 процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных об акти­вах и хозяйственных операциях предприятия. Эффективная система бухгалтер­ского учета обеспечивает полноту, реальность, своевременность отражения, их правильную оценку, классификацию и обобщение.

Исследование системы бухгалтерского учета в организациях строительст­ва свидетельствует, что не всегда она является эффективной, так как зачастую не соблюдаются требования о том, что операции в учете должны правильно отражать время их осуществления; отражаться в правильной оценке; правиль­но в соответствии с методологией, предусмотренной Инструкцией по приме­нению плана счетов и в соответствии с принятой учетной политикой, отра- жаться на счетах бухгалтерского учета.

Кроме того, не во всех организациях учет поставлен так, что ограничи­вает возможность появления умышленных нарушений и других злоупотребле­ний, не разработаны наиболее характерные корреспонденции счетов по опера­циям, совершающимся в данной организации; не разработан график докумен­тооборота по каждому бухгалтерскому счету, применяемому на предприятии.

Под средой контроля следует понимать: мероприятия и процедуры, кото­рые отражают общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю; степень значимости контроля для организации. Если руководство строительной организации понимает важность контроля и подтверждает свое  понимание принятием конкретных управленческих решений, то такое отноше­ние руководства к контролю оказывает влияние на осуществление контроля субъектами контроля. Сотрудники стараются выполнять свои обязанности в со­ответствии с требованиями руководства.

При оценке среды контроля выделяют следующие элементы: стиль и ос­новные принципы управления; организационная структура; распределение от­ветственности и полномочий; управленческие методы контроля; кадровая рабо­та (политика); влияние внешних факторов

Каждый из элементов среды контроля оказывает влияние на функциональность и надежность системы внутреннего контроля строительной органи­зации.

Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении адми­нистрации ко многим элементам деятельности: склонно ли руководство риско­вать в установлении планов и сроков выполнения строительно-монтажных ра­бот (услуг), идти на неоправданные дополнительные затраты или придержива­ется принципов реальности и здравого смысла; какова форма управления: су­ществующая форма управления и ее качественная характеристика: громоздкая и неповоротливая диктатура или компактная и одновременно эффективная система с грамотным делегированием полномочий и приемлемым уровнем де­мократизма; поведение в руководстве: склонность нарушать финансовую дис­циплину или стремление повысить эффективность производства путем жестко­го контроля за использованием производственных ресурсов и за деятельностью аппарата управления; материально-техническое обеспечение контроля: отно­шение к обеспечению в производственном процессе оперативности контроля и управления (мобильная связь, компьютеризированные локальные сети).

Эффективность управления строительным производством во многом за­висит от организационной формы. При оценке среды контроля, изучив тща­тельно организационную структуру строительной организации, аудитор одно­временно сделает определенные выводы о распределении полномочий и ответ­ственности, так как каждая из форм управления подразумевает под собой вер­тикальные и горизонтальные связи и уровень самостоятельности подразделе­ний. Организационная форма управления определяет стиль и основные прин­ципы управления. Чтобы оценить оптимальность структуры управления строи­тельной организации, аудитору следует определить, к какому именно типу организации управления относится структура аппарата управления аудируемой строительной организации.

В управлении организациями строительного комплекса различают линей­ную,   функциональную, линейно-штабную и линейно-функциональную организацию управления. Каждая из форм имеет свои недостатки и преимущества. Полезной для аудитора может быть такая информация, как подходящие усло­вия функционирования для конкретной организационной структуры и особен­ности системы внутреннего контроля при действующей структуре

Знание таких особенностей позволит аудитору правильно оценить стиль управления. Например, при линейной и линейно-штабной формах организации стиль управления берет свое начало в личных качествах руководителя, так как он руководит организацией на принципах единоначалия и единства распоряди­тельства. В таких случаях аудитору целесообразно выявить личные качества руководителя посредством психологических тестов, определяющих тип руко­водителя, стиль его управления.

В виду сложности и многоплановости строительного производства ауди­тору необходимо знать, что отдельные фрагменты структуры крупной строи­тельной организации могут подчиняться правилам построения разных видов организационных форм управления. Например, отношения между начальником строительно-монтажного управления и специалистами административных от­делов и служб могут строиться по функциональной форме, между начальником участка и специалистами среднего звена (производителями работ, мастерами, бригадирами) — по форме линейной организации управления.

В оценке оптимальности структуры управления аудитор руководствуется следующим: 1) структура аппарата управления должна отвечать требованиям специфики производства; 2) она должна отвечать целям контроля и обеспечи­вать функциональность системы внутреннего контроля; 3) должна быть эконо­мически оправданной и соответствовать размерам строительной организации.

Распределение полномочий и ответственности между персоналом пред­приятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания.

Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования кон­троля следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у од­ного лица может способствовать совершению ошибок и нарушений и затруд­нять их обнаружение. В небольших предприятиях адекватное распределение обязанностей между сотрудниками затруднено, что повышает риск финансовых нарушений.

Наличие в организации разработанных должностных инструкций способ­ствуют эффективности внутреннего контроля. Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечи­вающий условия для его эффективной работы. Руководство строитель­ной организации может пользоваться как специальными изданиями, которые представляют собой сборники образцов должностных инструкций для работни­ков строительных организаций, так и самостоятельно разработанными должно­стными инструкциями, создаваемыми по предлагаемым в литературе макетам.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой кон­тракт с работником. Эти документы используются при разрешении конфликт-ных ситуаций между работником и работодателем. Кроме того, они практиче­ски реализуют разделение труда между персоналом, распределение ответствен­ности и полномочий и способствуют эффективности функционирования систе­мы внутреннего контроля.

Нами исследованы должностные характеристики специалистов среднего звена, которые являются субъектами контроля за производством строительно-монтажных работ

При составлении таблицы учитывались: требования соответствия долж­ности, обязанности и права, контрольные функции работников в системе внут­реннего контроля.

Для контроля за работой предприятия администрация использует различ­ные управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчетов, анализ достиг­нутых финансовых результатов деятельности и сравнение их с за­планированными, изучение деятельности отдельных подразделений. Сущест­венное значение имеет порядок внутреннего управленческого учета и подго­товки отчетности для внутренних целей.

Практика строительных организаций доказывает, что одним из эффек­тивных управленческих методов является выделение в структуре организации центров возникновения затрат и центров ответственности. Организация строи­тельства как объединение центров затрат и ответственности рассматривается нами в параграфе 2 второй главы.

Целью работы с персоналом является наличие в организации определен­ного количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квали­фикацию и честность персонала. Целесообразно реализовать на практике меро­приятия и программы, позволяющие осуществлять контроль и оценку деятель­ности работников, их стимулирование, обучение.

Внешние факторы, как правило, не являются объектом контроля со сто­роны администрации, но также могут воздействовать на работу предприятия. Прежде всего, это требования действующего законодательства.

Например, календарь представления расчетов отдельных видов налогов в налоговые органы обусловливает более пристальное внимание управленческого звена к процедурам контроля, связанным с ведением учета. Знание того, каким аспектам работы администрация уделяет особое внимание, позволяет аудитору определить области, подвергающиеся эффективному контролю. С другой сто­роны, знание о влиянии конкретных внешних факторов может заставить ауди­тора искать дополнительные доказательства эффективности структуры и процедур контроля на предприятии.

Система бухгалтерского учета и процедуры контроля - два элемента, ко­торые настолько тесно взаимосвязаны, что на практике и в теории провести разделительную границу между ними не представляется возможным.

Система внутреннего контроля должна быть организована так, чтобы она обеспечивала достоверность бухгалтерского учета. В целях достоверности бух­галтерского учета внутренний контроль должен осуществляться с применением ряда процедур контроля, предусмотренных правилом аудиторской деятельно­сти «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита». К таким процедурам относятся:

-  арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей (пере­
счет);

-  проверка правильности составления и наличия первичных документов;

-  проведение сверок расчетов с покупателями и заказчиками, поставщи­ками и подрядчиками, с разными дебиторами и кредиторами;

-  проведение плановых и внезапных инвентаризаций денежной наличности   в   кассе,    бланков   строгой   отчетности,   ценных   бумаг   и   товарно-материальных ценностей, с целью установления соответствия данных бухгал­терского учета фактическому их наличию;

-  использование информации других организаций, то есть подтверждений
(аудитор при необходимости направляет запросы третьим лицам);

-  предотвращение или ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей бухгалтер­ского учета;

-  анализ хозяйственных показателей в сравнении со сметой, прошлым го­дом и выяснение причин существенных отклонений.

Контрольные процедуры принято подразделять на пять категорий: -установление законности ведения хозяйственной деятельности, осущест­вления фактов хозяйственной жизни;

-   разделение обязанностей;

-   документирование хозяйственных операций и отражение их в учете;

-   контроль за наличием активов и отражением их в учете;

-   осуществление проверок по существу.

К сожалению, на практике не всегда распределены обязанности среди персонала и не всегда закреплены должностными инструкциями. Нередки случаи, когда прораб или мастер занимаются приобретением за наличный рас­чет строительных материалов, оприходованием их себе в подотчет, а затем списанием на выполнение строительно-монтажных работ. При этом докумен­тирование отпуска или списания строительных материалов осуществляется без санкционирования руководителей организации.

Существование таких фактов в хозяйственной деятельности организации способствуют искажениям в учете и отчетности, а также хищению материаль­но-производственных запасов.

При разделении обязанностей с целью закрепления функций контроля необходимо придерживаться общих требований, которые сводятся к следую­щему:

-   бухгалтерский учет должен осуществляться лицом, не несущим матери­альную ответственность, а контроль за правильностью отражения в бухгалтер­ском учете хозяйственных операций производиться специально назначенным
сотрудником (внутренним аудитором);

-   денежные средства должны приходоваться и расходоваться кассиром, а
оприходование и отпуск строительных материалов, железобетонных конструк­ций для производственных целей должно осуществляться заведующими скла­дами, с которыми заключены договора о материальной ответственности;

-   сотрудник, начисляющий заработную плату или оформляющий доку­менты, которые подтверждают право на оплату труда рабочим за выполненный
объем строительно-монтажных работ, не должен производить выдачу заработ­ной платы;

- существующая в организации служба внутреннего аудита должна быть независимой и подотчетной только директору организации или Совету дирек­торов.

Контроль за документированием хозяйственных операций должен осуще­ствляться с учетом требований, предусмотренных п.п. 12-18 Положения по ве­дению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федера­ции.

В целях создания качественной системы документирования хозяйствен­ных операций, позволяющей предотвратить злоупотребления и искажения бух­галтерской отчетности, необходимо выполнять простые правила: все докумен­ты нумеровать, что позволит выявить отсутствующие документы и отыскать требующиеся; документы составлять в момент совершения хозяйственных опе­раций, а если это не представляется возможным — непосредственно по оконча­нии операции; заполнять в документах все предусмотренные п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности реквизиты; осуществлять сдачу документов в бухгалтерию в сроки, установленные графиками документообо­рота. Кроме того, документы по своему содержанию должны быть ясными и доступными для понимания.

Разработка рабочего плана счетов необходима в целях усиления контроля за правильностью отражения фактов хозяйственной жизни организации на сче­тах бухгалтерского учета. Разработанный и утвержденный руководством рабо­чий план счетов говорит о наличии методологии отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

 

 

Лисицкая, Татьяна Владимировна

 




Если вы заинтересованы воспользоваться нашими услугами, обращайтесь – мы вам обязательно поможем! Наши контакты